İstanbul Enerji Odoo ile Artık Çok Daha Emin Adımlarla İlerliyor

Projet Yazılım ve Danışmanlık A.Ş., Anıl Tan Sağır

İstanbul Enerji, Petrol ve petrol ürünleri ticareti yapmak üzere Petrol Ofisi, İstanbul Belediyesi adi ortaklığı ile 16.08.1962 tarihinde BEL-PET adıyla kurulmuştur. Yabancı petrol şirketleri yanında zayıf kalan Petrol Ofisine, iç pazarda yeni bir açılım sağlamak amacı ile 12 adet akaryakıt istasyonunun kurulmasına katkı sağlanmış bulunmaktadır.


Şirketin Petrol Ofisine ait olan hisseleri, 31.08.1992 tarihinde (İDO) İstanbul Deniz Otobüsleri San. Tic. A.Ş. ve (İSFALT) İstanbul Asfalt Fabrikaları San. Tic. A.Ş. tarafından devir alınarak Limited Şirket haline dönüştürülmüş ve şirket tamamen bir İBB kuruluşu haline getirilmiştir.


Değişimi ve beraberinde getirdiği fırsatları ve tehditleri iyi algılayan şirket, 2005 yılında gerçekleştirilen stratejik planlama çalışması ile misyon, vizyon ve stratejik hedeflerini güncellemiştir. Yapılan bu çalışmalar ile birlikte üzerinde yoğunlaşılan faaliyet alanını doğru bir şekilde temsil etmesi açısından isim değişikliği gündeme gelmiştir. Bu bağlamda şirketin ismi 06.03.2006 tarihinde gerçekleştirilen genel kurul ile “İstanbul Enerji Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi” olarak değiştirmiştir. 


Şirket 4 farklı kolda hizmet vermektedir; Enerji Yönetimi, Aydınlatma, Geri Kazanım ve Yakıt Yönetimi. Odoo şirketin hizmet verdiği 4 farklı kolda da iş verimliliğini büyük ölçüde arttırmış, şirketin kısa bir sürede büyüyüp daha katma değerli işlere yoğunlaşmasını sağlamıştır. Şirket son zamanlarda Rüzgar, Güneş, Hidroelektrik, Biyokütle enerjileri için katma değerli projelere imza atmıştır.


 

Odoo CMS - bir büyük resim

 

Odoo CMS - bir büyük resim


Odoo ile çalışmadan önce İstanbul Enerji’nin raporlar ve analiz ile ilgili bir takım problemleri vardı. Temiz, anlaşılır ve amaca yönelik raporlara ihtiyaçları vardı. Kar / Zarar, Gelir Bilançosu gibi Muhasebesel raporlara ihtiyaçları vardı. Kar / Zarar gibi raporları manuel olarak yapıyorlardı bu da iş verimliliğini oldukça düşüren bir süreçti. Muhasebesel raporlara ek olarak enerji sektöründe faaliyet gösterdiği için her bir istasyonun verimliliğini ölçmeleri gerekiyordu. Aynı zamanda petrol taşıyan tankerlerinin de verimliliğini ölçemeleri ve her şeyin ölçülebilir, hesap verilebilir olması şarttı. Tanker Bazlı Karlılık raporu ve İstasyon Bazlı Karlılık raporu gibi şirketin faaliyet gösterdiği sektöre yönelik özel raporlara ihtiyaçları vardı. Enerji sektörü gibi son derece kompleks ve ölçülebilir olması gereken bir sektörde operasyonları yönetecek tek bir sistem mevcut değildi ve bu sistemin eksikliği, kendini şiddetli bir şekilde hissettiriyordu. Bütünleşik bir platformun olmayışı departmanlar arası iletişimi olumsuz yönde etkiliyor, işlerde kopukluk yaşatıyordu. 


Tüm operasyonları yönetecek, raporlara hızlı ve kolay bir şekilde ulaşacak, her bir işi tek bir platformda kayıt altında tutacak ortak bir platforma ihtiyaçları vardı. Odoo, bütünleşik yapısı, kolay kullanım özelliği ve son derece esnek yapısı ile İstanbul Enerji’nin tüm sorunlarına eksiksiz bir şekilde cevap verdi. Uygulama süreci yaklaşık 6 ay sürdü. İlk başlarda kullanıcılar daha önce hiç bütünleşik bir sistem kullanmadığı için adaptasyon sorunları yaşadı. Detaylı envanter listesi olmaması geçiş sürecinde detaylı envanter listesinin sıfırdan oluşturulması gibi zaman alıcı süreçler yaşattı. İlk başlarda kullanıcıların süregelen alışkanlıklarının kırılmasında zorluklar yaşandı. Odoo, İstanbul Enerji’nin işini en az onun kadar benimsedi ve bir iş ortağı olarak İstanbul Enerji’ye her konuda çözüm ortağı oldu. Yaşanan adaptasyon sürecinden sonra kullanıcıların kullanım alışkanlıkları iyi yönde değişti. Odoo’nun kullanıcı dostu arayüzü ve bütünleşik yapısı sayesinde İstanbul Enerji personellerinin günlük görevleri çok daha sade, akıcı ve öngörülebilir bir hal aldı. 


6 ay süren Odoo’ya geçiş sürecinden sonra iş süreçleri geliştirilmesinde katkıda bulunuldu. Operasyonel süreçler hızlandı ve daha işler halde geldi. Süreçlerin standardizasyonu sağlandı. Operasyonel süreçlerin kayıt altında alınması, gerçekte var olan bir takım sıkıntıların çıkmasına ve çözülmesine sebep oldu. Tanker Bazlı, İstasyon Bazlı Karlılık raporlarının aktif olarak kullanıma başlanmasıyla birlikte şirketin verimliliği arttı ve daha ölçümlenebilir bir kurum oldu. Dökme raporları ve otomasyon kırılım raporları gibi özel rapor biçimleri oluşturuldu ve tüm raporlar Odoo’nun dinamik raporlama özelliği sayesinde otomatik hale geldi. Bu da iş süreçlerini oldukça hızlandırdı. Kar / Zarar, Bilanço, Mizan veya Beyannameler gibi zaman gerektiren muhasebesel raporlar otomatik hale getirildi ve muhasebe çalışanlarının üzerinden büyük bir iş yükü kalktı. İBB bünyesindeki tüm park ve bahçelerin aydınlatmasından sorumlu olan Aydınlatma Müdürlüğü’ne görev takibi sistemi getirildi. Böylece artık her bir projeye görev kaydı girilip ilgili ekibin yönlendirilmesi sağlanabiliyor. Bu aynı zamanda tüm bilgiler kayıt altına alındığından personel ve iş performansı ölçümü açısından oldukça işe yarayan bir sistem oldu. Odoo Stok Uygulamaları ile Stok yönetimi sağlandı. Görevler için ilgili ekibe verilen malzemelerin stok takibi ve stoktan düşümü sistem üzerinden takip edilebilir hale geldi. Örneğin bir iş için civata kullanılması gerektiğini varsayalım. Bu civata’nın kime satıldığı fatura bazlı takip edilebilir hale geldi. İK tarafında birçok personele verilen yardım ve kesitin otomatik olarak bordroya yansıması sağlandı. Odoo’dan önce tüm personel ikramiyeleri, primleri veya komisyonları manuel olarak personel bordrolarına işleniyordu. Bu muhasebe çalışanlarının saatlerini alan bir işti. Odoo ile bu süreç otomatik hale getirildi. 


Odoo ile İstanbul Enerji, operasyonları çok daha hızlı, işleri çok daha verimli, geleceğe emin adımlarla ilerleyen, hesap verebilir, ölçümlenebilir, bilimsel verilere dayanan, her şeyin kayıt altında tutulduğu, mutlu personel ve müşterilerin olduğu bir yapıya dönüştü.


Projet Yazılım ve Danışmanlık A.Ş.
En fazla 4 ürünü karşılaştırabilirsiniz.